Iedereen die wel eens naar een bedrijfsevenement is geweest, weet hoeveel voorbereiding en organisatie nodig zijn om het perfecte uitje te organiseren. Of het nu gaat om een jaarlijkse verkoopvergadering of een eenmalig happy hour, bedrijven moeten plannen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Tenslotte wil niemand op de dag van een evenement urenlang wachten tot de andere deelnemers arriveren en zich klaarmaken. Gelukkig kunnen bedrijven met een beetje voorbereiding vrijwel elk type evenement organiseren en het zo stressvrij mogelijk maken. Zakelijke evenementen zijn een goede manier om nieuwe klanten te werven en je bedrijf te laten groeien. Dat komt omdat evenementen niet eng of stressvol hoeven te zijn; er is alleen wat planning en een vooruitziende blik voor nodig. Lees met dat in gedachten deze gids door voor meer informatie over hoe u uw volgende bedrijfsevenement van begin tot eind succesvol kunt organiseren.

Wat voor soort evenement moet je organiseren?

Voordat u begint met het plannen van uw bedrijfsevenement, moet u eerst bedenken wat voor soort evenement u wilt organiseren. Als u nieuwe klanten wilt aantrekken, kunt u een netwerkevenement organiseren. Als u een jubileum wilt vieren, kunt u een jubileumfeest organiseren. Als u werknemers wilt erkennen voor goed werk, kunt u een erkenningslunch organiseren. Andere soorten evenementen zijn:

• Vakantiefeesten – Het organiseren van een vakantiefeest kan erg leuk zijn. Zorg ervoor dat u uw werknemers en hun familie uitnodigt, want het is een geweldige manier om relaties op te bouwen en iedereen van uw team bij de festiviteiten te betrekken. U kunt ook klanten en/of leveranciers uitnodigen die een band hebben met de feestdagen.

• Teambuildingevenementen – Teambuildingevenementen behoren tot de populairste soorten bedrijfsevenementen. Dit komt omdat ze samenwerking aanmoedigen en mensen op een leuke manier samenbrengen. Hoewel ze duur kunnen zijn, zijn ze vaak de kosten waard als ze uw team helpen groeien en beter aansluiten bij de missie van het bedrijf.

Nodig iedereen die je kent uit!

Wanneer u uw bedrijfsevenement plant, is het eerste wat u moet doen iedereen in uw netwerk uitnodigen. Het is belangrijk om dit soort evenementen te organiseren om je netwerk uit te breiden, dus wees niet verlegen om mensen om hulp te vragen. Je kunt allerlei mensen online vinden, hetzij via sociale medianetwerken zoals LinkedIn, hetzij door met een online zoekmachine te zoeken naar mensen in je netwerk. Vraag je netwerk om iedereen uit te nodigen die ze kennen en die misschien geïnteresseerd is om aanwezig te zijn. Als u een jubileum, verjaardagsfeest of ander evenement organiseert waarbij collega's van verschillende afdelingen betrokken zijn, probeer dan gemeenschappelijke interesses te vinden die u kunt gebruiken om meer mensen aan te trekken. Als het evenement bijvoorbeeld bedoeld is voor werknemers van marketing en verkoop, kunt u proberen een evenement te organiseren over onderwerpen die verband houden met e-commerce.

Begin ruim voor de dag van het evenement met plannen

De beste manier om te voorkomen dat u op het laatste moment in de problemen komt, is om uw evenement ruim van tevoren te plannen. Wanneer u een bedrijfsevenement plant, is het vooral belangrijk om rekening te houden met de data en tijden waarop uw evenement plaatsvindt.

Vergeet niet om na het evenement een bedankbijeenkomst te houden.

Het is belangrijk om uw bedrijfsevenement met een bedankingsvergadering af te sluiten. Deze vergadering moet plaatsvinden binnen 24 uur na het einde van het evenement en moet worden bijgewoond door alle deelnemers. Tijdens deze vergadering moet u uitleggen wat er tijdens het evenement is gebeurd en iedereen bedanken voor hun aanwezigheid. U moet er ook voor zorgen dat iedereen die een belangrijke bijdrage heeft geleverd aan het succes van het evenement, zoals het entertainment of de cateraars, aanwezig is. Het is belangrijk om uw bedrijfsevenement met een bedankingsvergadering af te sluiten. Deze vergadering moet plaatsvinden binnen 24 uur na het einde van het evenement en moet worden bijgewoond door alle deelnemers. Tijdens deze vergadering moet u uitleggen wat er tijdens het evenement is gebeurd en iedereen bedanken voor hun aanwezigheid. Je moet er ook voor zorgen dat iedereen die een belangrijke bijdrage heeft geleverd aan het succes van het evenement, zoals het entertainment of de cateraars, aanwezig is.